Jak zadbać o finanse w początkującej firmie? Kilka prostych rozwiązań, by kasa firmowa się zgadzała!

Jak zadbać o finanse w początkującej firmie? Kilka prostych rozwiązań, by kasa firmowa się zgadzała!

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej są wysokie i nikt tego nie ukrywa. Każdy, kto decyduje się zostać przedsiębiorcą, już na wstępie powinien mieć świadomość, że dobrą kondycję firmy może zapewnić tylko konsekwentne i odpowiedzialne działanie. Aby zadbać o firmowe finanse, warto przyglądać się na bieżąco przepływowi pieniędzy i pamiętać, by zachować płynność finansową.

Rentowność przedsiębiorstwa i jego rozwój zależny jest głownie od umiejętności gospodarowania finansami. W przypadku małej działalności gospodarczej właściciel powinien sam umieć określić stan bieżących kosztów i przychodów. Nie trzeba być finansistą, ani wykształconym menagerem, by zachować płynność. Wystarczy przestrzegać kilku prostych zasad, a dokładną analizę finansową powierzyć odpowiedniemu doradcy lub księgowemu.

Płynność finansowa, co to jest i jak o nią zadbać?

Definicja płynności finansowej jest prosta. Oznacza, że firma jest zdolna do spłacania wszystkich należności i zobowiązań oraz zaopatrywania się na bieżąco w niezbędne produkty i usługi.

Niezależnie od wielkości firmy płynność finansową można uzyskać przestrzegając restrykcyjnie kilku zasad. Pamiętać również trzeba, że utrata zdolności do terminowej regulacji zobowiązań jest groźna, a jej odzyskanie nie zawsze się udaje. Szczególnie, w przypadku małej firmy, płynność finansową można stracić szybko. Wystarczy tu kilka niezapłaconych faktur i opóźnienia w odzyskaniu pieniędzy od kontrahentów, a w krótkim czasie odbija się to w bilansie okresowym. Istotne jest, w związku z tym dobre określenie bieżącej kondycji finansowej firmy.

Kondycja finansowa firmy

Regularna weryfikacja kondycji przedsiębiorstwa polega na sprawdzaniu stanu środków pieniężnych pod kątem możliwości regularnego spłacania wszystkich zobowiązań. Tu również istotne zwrócenie uwagi na wskaźniki strat i zysków oraz przepływów pieniężnych w danym przedziale czasowym. Warto tu również uwzględnić możliwość spieniężenia składników majątku firmy.

Rodzaje płynności finansowej

Płynność finansowa przedsiębiorstwa analizowana jest w trzech kategoriach:

  • płynność bieżąca;
  • płynność szybka;
  • płynność natychmiastowa.

Oznacza to, że przedsiębiorstwo może na bieżąco pokrywać z aktywów obrotowych wszystkie zobowiązania. Dodatkowo może szybko regulować nadprogramowe wydatki oraz natychmiastowo odblokować fundusze np. na dodatkową inwestycję.

Rezerwa finansowa

Aby zachować płynność finansową firmy warto regularnie uzupełniać środki rezerwowe. Nie jest to łatwe, ale nawet w mikroprzedsiębiorstwie można taką rezerwę finansową stworzyć. Wystarczy już od pierwszego dnia działalności przeznaczać na ten cel niewielkie środki i konsekwentnie je uzupełniać. Wówczas można być pewnym, że żadne nagłe wydatki nie zagrożą płynności finansowej firmy.

Faktoring – co to jest i czy warto z tego skorzystać?

Znów zacznijmy od definicji. W najprostszym rozumieniu faktoring jest umową cywilnoprawną polegającą na sprzedaży wierzytelności przedsiębiorcy firmie faktoringowej. Warto tu zaznaczyć, że faktury nie mogą być przeterminowane.

Dzięki takiemu rozwiązaniu właściciel firmy wystawiający kontrahentom długoterminowe faktury nie musi czekać 30, a nawet 60 dni na wpływ środków na konto firmowe. Firma faktoringowa reguluje na bieżąco należności, sama odzyskując środki od odbiorców faktur. Jest to główny aspekt jej działalności, ale decydując się na faktoring przedsiębiorca może zyskać więcej.

Faktor i faktorant – jak wygląda współpraca?

W zależności od wyboru faktora, czyli firmy faktoringowej, przedsiębiorca zyskuje na szybkim regulowaniu faktur długoterminowych. Jako faktorant może również skorzystać z dodatkowych usług takiego podmiotu, np. przejęcia przez firmę faktoringową pełnego ryzyka w przypadku niewypłacalności kontrahenta. Dodatkowo faktor monitoruje i umiejętnie windykuje należne zobowiązania.

Takie zabezpieczenie płynności finansowej przedsiębiorstwa jest skuteczne w przypadku posiadania stałych odbiorców i prowadzenia powtarzalnej sprzedaży. Aby podpisać umowę o faktoring należy zadbać, by faktury wystawiane kontrahentom nie były obwarowane zakazem cesji. Należy również liczyć się z kosztem faktoringu, który zazwyczaj pokrywany jest z pomniejszonej procentowo kwoty z należnej faktury. Oznacza to, że przedsiębiorca korzystający z faktoringu otrzymuje do 90% swoich należności, w zależności od rodzaju umowy faktoringowej.

Podstawowe rodzaje faktoringu, czyli jak wybrać faktora?

Współpraca z firmą faktoringową daje wiele korzyści, pod warunkiem, że przedsiębiorca dobrze dopasuje umowę do swojej działalności. Faktoring dzieli się na dwa rodzaje i można wybrać taką formę, która będzie optymalna dla przedsiębiorstwa.

Faktoring niepełny (z regresem) to usługa mająca na celu zabezpieczenie finansów przedsiębiorcy, tak by zachował płynność finansową. Polega głównie na natychmiastowym regulowaniu długoterminowych zobowiązań kontrahentów. Daje to właścicielowi firmy możliwość bezpiecznego regulowania własnych należności i inwestowania w rozwój działalności. Z tego rozwiązania korzysta większość przedsiębiorstw z grupy MŚP.

Drugim rodzajem jest faktoring pełny (bez regresu). Umowa na taki rodzaj faktoringu to rozbudowane narzędzie dające przedsiębiorcy pełną kontrolę nad płynnością finansową. Przede wszystkim chroni ona przed niewypłacalnością klientów nowych, a także kontrahentów zagranicznych.

Faktoring – opłacalne rozwiązanie

Podstawową korzyścią dla właściciela firmy ze współpracy z faktorem jest zachowanie płynności finansowej i przyśpieszenie przepływów finansowych. Zamiast czekać kilkadziesiąt dni na wpłatę, należne pieniądze można uzyskać w 24h. To pozwala na dobre planowanie wydatków i wpływów, co jest kluczowe dla rozwoju firmy.

Koszt faktora jest zdecydowanie niski, biorąc pod uwagę potencjalne zagrożenie w postaci nieodzyskanych należności. Mając na uwadze bezpieczeństwo swojego klienta faktor sprawdza jego kontrahentów pod kątem wypłacalności. To również korzyść, gdyż przedsiębiorca może w ten sposób nawiązać współpracę tylko z wiarygodnymi klientami.

Optymalizacja kosztów – jak sobie poradzić w kryzysie gospodarczym?

Wiele firm w dzisiejszych czasach walczy o przetrwanie. Nawet te, które do tej pory prężnie się rozwijały tną koszty na potęgę i wykorzystują różne narzędzia optymalizacyjne, tak by wyjść z kryzysu i nie zbankrutować. Dotyczy to, tak samo dużych, jak i małych przedsiębiorstw. W tym drugim przypadku mała firma tylko pozornie ma trudniej. Optymalizacja kosztów i umiejętne gospodarowanie finansami w każdym sektorze działalności odzwierciedli się na korzyść właściciela.

Na czym polega optymalizacja kosztów?

Prowadząc małą firmę przedsiębiorca musi mierzyć się z wciąż rosnącymi kosztami energii i paliw oraz kosztami prowadzenia działalności gospodarczej. W takim kontekście optymalizacja kosztów ma kluczowe znaczenie dla dalszego rozwoju firmy. Trzeba restrykcyjnie przestrzegać zasad wydatkowania środków pieniężnych, by koszty nie wymknęły się spod kontroli.

Optymalizacja kosztów to ciągłe dążenie do ich zminimalizowania przy jednoczesnym zachowaniu maksymalnej funkcjonalności przedsiębiorstwa. Zwrócić, więc, należy uwagę na to, by samo obniżenie kosztów nie wpłynęło na jakość usług, czy produktów oferowanych przez firmę.

Mechanizmy optymalizacyjne, a finanse firmy

Zachowanie balansu między tymi dwoma aspektami zależne jest od kilku elementów:

  • znalezienie dostawców oferujących korzystniejsze cenowo usługi lub towary;
  • automatyzacja procesów produkcyjnych;
  • eliminacja nieefektywnych działań również na poziomie zatrudnionego personelu;
  • optymalizacja procesów inwestycyjnych, czyli ograniczenie do wprowadzenia jedynie niezbędnych dla rozwoju firmy innowacji.

Postępując zgodnie z tymi zasadami prędzej, czy później mogą pojawić się nadwyżki finansowe. Te bezwzględnie należy reinwestować i wykorzystać, np. na zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników.

Korzyści z wprowadzenia procesów optymalizacyjnych do firmy

Koszty generowane przez prowadzenie działalności gospodarczej trzeba bezwzględnie kontrolować. Optymalizacja pomaga w tym procesie i prowadzi w efekcie do ich sukcesywnego obniżania. Przedsiębiorca, który chce rozwijać swoją działalność w trudnych czasach musi nauczyć się wydatkować środki w taki sposób, by w dalszej perspektywie zbudować sobie finansową „poduszkę bezpieczeństwa”.

Korzyści nie pojawiają się od razu, lecz konsekwentne działanie daje coraz lepsze rezultaty, a jednocześnie umacnia pozycję firmy w oczach kontrahentów. Umiejętność radzenia sobie w trudnej sytuacji niejednokrotnie sprawia, że klienci postrzegają takiego przedsiębiorcę, jako osobę wiarygodną i godną zaufania.

Podatek CIT, PIT i VAT – strach ma wielkie oczy

Każdy przedsiębiorca musi rzetelnie rozliczyć się z fiskusem. Błędy lub opóźnienia w składaniu zeznań podatkowych i pokrywaniu należności skarbowych gwarantują, że firma, raczej prędzej, niż później straci płynność finansową i zbankrutuje, a właściciel będzie miał nie lada kłopoty.

Tu pojawia się konieczność regulowania zobowiązań przynależnych danej działalności gospodarczej w postaci podatku dochodowego i VAT. Rozróżnienie i dokładne rozliczenie można zostawić specjalistom w księgowości, ale już samo dokonanie zapłaty należy do przedsiębiorcy. I tu, właśnie, w przypadku małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych pojawia się paradoksalny problem.

Zaliczka na podatek – kiedy płacić?

Przedsiębiorcy muszą odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy PIT lub CIT, w ustalonych terminach. Będzie to rozliczenie, co miesiąc lub, co kwartał, w zależności od deklaracji. To samo dotyczy podatku od towarów i usług, czyli VAT. Oznacza to, że z każdej wystawionej przez siebie faktury należy odliczyć kwotę na zobowiązanie fiskalne. Jednakże wielu przedsiębiorców nie ma nawyku takiego rozdzielania każdej otrzymanej należności, a wówczas w terminie płatności do Urzędu Skarbowego może pojawić się problem ze znalezieniem środków finansowych.

Jak rozwiązać problem z płatnościami fiskalnymi?

Problem zniknie, jeśli konsekwentnie właściciel firmy będzie rozdzielał wpływy i przeznaczał środki na cele skarbowe, ZUS i wypłaty dla pracowników. Chcąc zachować płynność finansową, warto w sposób zdyscyplinowany podejść do tego tematu, tak by uzyskiwane przychody nie rozchodziły się w sposób niekontrolowany.

Powyżej omówiony faktoring oraz optymalizacja kosztów, w tym przypadku, stanowią odpowiednie narzędzia pozwalające na kontrolowanie finansów firmy. Niezależnie od terminów wystawianych faktur, faktoring zapewni, że w terminie przedsiębiorca rozliczy się z fiskusem. Optymalizując koszty zawsze będzie miał środki na pensje oraz zobowiązania wobec ZUS.

Jak jeszcze „ograć” temat podatków?

Podatki w naszym kraju nie są niskie. To nie oznacza, że nie da się prowadzić tutaj firmy. Chcąc dbać o finanse przedsiębiorstwa warto być na bieżąco z możliwościami odpisania ulg podatkowych oraz wykorzystania szeregu rozwiązań pozwalających minimalizować podatki.

Tu, oczywiście, dobrze jest zaangażować kompleksową usługę doradztwa finansowego, a nie tylko samodzielną księgowość. Taki specjalista nie tylko wskaże odpowiednią formę opodatkowania, ale również zwróci uwagę na wiele innych czynników wpływających na kondycje finansową przedsiębiorstwa. Pomoc w zarządzaniu finansami firmowymi w długiej perspektywie czasu jest bardzo opłacalna.

Finanse firmowe, a domowe, czyli wszystko o wypłacie dla szefa

Kolejnym newralgicznym punktem w zachowaniu finansów firmy w dobrej kondycji jest konieczność rozdzielenia budżetu firmowego od domowego. Kluczowe jest tutaj, że wielu początkujących właścicieli małych firm nie do końca potrafi zapanować nad chaosem w domowych finansach, a to często przekłada się na finanse firmowe.

Nie „podbieraj” pieniędzy z firmowej kasy!

Rozpoczynając działalność gospodarczą warto zapamiętać i zapisać tę maksymę. Rozdzielenie kasy domowej i firmowej jest kluczowe, by móc efektywnie zarządzać finansami tak w domu, jak i w firmie. Tak samo, jak pracownik, tak i właściciel firmy nie powinien “podbierać” kasy z kasy. Szef nie może wykorzystywać wpływów firmowych na potrzeby osobiste. Warto tu podkreślić, że prowadzenie działalności gospodarczej to praca, a z pracy, po dokonaniu wszystkich opłat dopiero zostaje coś na wypłatę. Również dla szefa.

Wypłata dla pracownika i dla szefa. Kto więcej zarabia?

Małą działalność gospodarczą, w szczególności w fazie rozpoczęcia, charakteryzuje specyficzny paradoks zarobkowy. W sytuacji, gdy firma dopiero się rozwija powinny zostać ustalone zasady wypłaty dla szefa. I niestety! Aby firma miała perspektywy rozwoju warto zainwestować w wykwalifikowanych pracowników, a ci kosztują. Oszczędzanie na pensjach, w konsekwencji, może przynieść sporo strat, a przede wszystkim brak odpowiedniego personelu.

Jeżeli, w związku z tym, nie da się zaoszczędzić na pracowniku, to należy zaoszczędzić na swoim wynagrodzeniu. I tu właśnie często pojawia się paradoks. Myśląc, że przedsiębiorca powinien zarabiać krocie, okazuje się, że w najszybciej rozwijających się małych firmach to właśnie szef ma najchudszą wypłatę. Istotne jest oczywiście dążenie do balansu i takiego rozwoju firmy, kiedy przedsiębiorca będzie mógł osiągać na tyle wysokie zyski, by zrekompensować sobie „chude” początki.

Dom i praca – zupełnie inne finanse

Rozdzielenie budżetu domowego i firmowego oraz dobre zaplanowanie jednego i drugiego to kolejna tajemnica osiągnięcia niezależności finansowej firmy. Planowanie rozwoju firmy oparte na ustalonym biznesplanie nie może kolidować z planowaniem wydatków domowych. Budżet domowy, prowadzony racjonalnie, nie powinien zakładać wpływów z działalności gospodarczej wyższych, niż wynoszą zyski firmy. To oznacza, że bezwzględnie dopasować należy strukturę finansów domowych do firmowych, a nie odwrotnie.

Jednocześnie warto podkreślić, że ciągłe dofinansowywanie firmy z budżetu domowego też nie jest dobrym pomysłem. Powoduje często, nie tylko stagnację firmy, ale również zubożenie budżetu gospodarstwa domowego. Jak widać, chcąc zadbać finansowo o jedno i drugie, warto trzymać oba sektory – prywatny i biznesowy – z dala od siebie.

Prognozowanie i cele, czyli, jak sprawić, by działalność się rozwijała?

Każdy przedsiębiorca, zakładając firmę obiera sobie cele. Rozpisuje je w biznesplanie i w nim również zamieszcza potencjalne prognozy. Taki biznesplan konieczny jest nie tylko dla banków udzielających kredyty, czy we wnioskach o dotacje, ale również jest niezbędny samemu przedsiębiorcy.

Strategia biznesowa dotyczy tak samo małej, jednoosobowej działalności, jak i dużej korporacji. Warto dobrze zastanowić się, już na etapie pomysłu na działalność, w jakim kierunku ma ona szanse się rozwinąć i stać konkurencyjna na rynku.

Cel – jeden, strategii wiele, czyli, czego naprawdę chce właściciel firmy?

Ogólnie, każda działalność gospodarcza ma jeden cel – osiągnięcie sukcesu i niezależności finansowej. Jednakże, aby ten cel osiągnąć należ podjąć wiele kroków i obrać dobrą strategię. Przede wszystkim spojrzeć warto na konkurencyjne firmy oraz na ogólne tendencje w danej branży. Rodzaj działalności, a także uwarunkowania rynkowe będą dobrym wyznacznikiem, czy biznes jest przyszłościowy.

Doskonałym przykładem jest cała branża IT. To perspektywiczne możliwości, gwarantujące sukces, przy odpowiednim prowadzeniu firmy. Z drugiej strony otwierając firmę w niszowej branży należy przyjąć inną strategię, bo cel – ten jedyny – osiągnięty może zostać nieco innymi metodami.

Prognozowanie i planowanie inwestycji

Prognozowanie przyszłości własnej firmy polega na kilku aspektach. Na bieżąco należy badać uwarunkowania rynkowe oraz być zaznajomionym z przepisami dotyczącymi prowadzonej działalności. Prognozowanie czasem zakrawa o jasnowidzenie, ale sprytny i zaradny przedsiębiorca potrafi wychwycić nadchodzące zmiany. Dzieje się tak, jeśli cały czas monitoruje informacje i systematycznie wprowadza, choćby, delikatne zmiany we własnej firmie, a w odpowiednim czasie dokonuje rewolucyjnych inwestycji.

Monitorowanie konkurencji i działania marketingowe

Finanse firmowe w znacznej części powinny zawierać w sobie fundusze marketingowe. Monitorowanie konkurencji i sprawdzanie, jak się reklamuje, daje możliwość szybkiej reakcji. Wielu przedsiębiorców tnąc koszty, niestety, tnie również wydatki na marketing. Dobrze zoptymalizowane finanse firmy pozwalają wykorzystać, przynajmniej, kilka narzędzi promujących działalność.

Internet jest nieograniczonym sposobem zaistnienia firmy w świadomości konsumentów, a tu można skorzystać z wielu rozwiązań takich, jak strona internetowa, blog firmowy i wszechobecne media społecznościowe. Istotne jest to, że można wybrać tu taki rodzaj promocji, który będzie dopasowany do określonej puli wydatków na marketing.

Dotacje, kredyty i leasing, czyli, jak dobrać usługi finansowe do swojej działalności?

Większość przedsiębiorców rozpoczynających działalność gospodarczą nie ma prywatnych funduszy na start. Zazwyczaj posiłkują się oni kredytem na działalność lub próbą uzyskania dotacji z różnych instytucji. Wśród oferowanych początkującym biznesmenom narzędzi finansowych znaleźć można również usługi leasingowe. Każda z form dofinansowania powstającej firmy jest obarczona i zaletami i wadami. Warto więc zastanowić się, co wybrać, by finanse firmowe wytrzymały początkowe obciążenie.

Kredyt, leasing, czy dotacja?

Biorąc pod uwagę firmowy kredyt należy dobrze zastanowić się w jakiej wysokości i w jakim banku warto go zaciągnąć. Skorzystać można z porównywarek kredytów lub kierować się opiniami zaufanych osób. Istotne tu jest, czy bank sfinansuje całość inwestycji, na jaki okres czasu można go rozłożyć, a przede wszystkim należy zwrócić uwagę, czy działalność wygeneruje takie zyski, z których da się jeszcze zapłacić ratę.

Nieco inaczej wygląda kwestia dotacji. Dofinansowanie można uzyskać z Urzędu Pracy lub instytucji zajmującej się dotacjami unijnymi. W jednej i drugiej formie istotne jest, czy oferowane wsparcie jest zwrotne, czy bezzwrotne. Warto jednak pamiętać, że dotacje mogą nie pokryć całości planowanej inwestycji. Istotne jest zarazem to, że nie każda działalność podlega pod możliwość dotowania.

Leasing jest formą, z której korzysta wielu przedsiębiorców, nie tylko tych rozpoczynających działalność gospodarczą. Kojarzy się głównie z możliwością nabycia samochodu na firmę, jednakże firmy leasingowe oferują też finansowanie sprzętu, wyposażenia lub nieruchomości.

Tu warto podkreślić, że wiele startujących firm korzysta zarówno z kredytu, dotacji i leasingu. Niewątpliwie takie rozwiązanie jest dość ryzykowne, ze względu na to, że finanse firmy początkującej mogą nie udźwignąć takiego obciążenia. Warto, w związku z tym, dobrze przemyśleć i zaplanować każdy wydatek, jak również podejść do dofinansowania biznesu bardzo odpowiedzialnie.

Bilans strat i zysków, czyli jak przetrwać pierwszy rok działalności?

Niewątpliwie najtrudniejszy jest pierwszy rok prowadzenia działalności. To jest ten czas, gdy człowiek uczy się na własnych błędach. To okres, kiedy, często wiara, że się uda, przyćmiewa koszmarnie wyglądające comiesięczne sprawozdania finansowe. Jednakże jest to również dobry czas na podjęcie wszystkich wyżej wymienionych kroków, zracjonalizowanie wydatków, zoptymalizowanie kosztów, a także podjęcie wszystkich działań dla zachowania płynności finansowej.

Rygorystyczne podejście do samego siebie i narzucenie sobie dyscypliny w pierwszym roku zaprocentuje, nawet, jeśli w tym czasie efekty będą mizerne. Tu warto podkreślić, że pierwszy rok mija bardzo szybko, a od zdolności i determinacji przedsiębiorcy zależy, jak będzie wyglądał roczny bilans.

Podsumowując:

  • Dbaj o regularność w płatnościach!
  • Pomyśl o płynności finansowej – wykorzystaj, np. faktoring!
  • Nie „przejadaj” pieniędzy firmowych!
  • Jeśli zaciągasz kredyt, to zrób to w bardzo przemyślany sposób!
  • Zoptymalizuj koszty, ale nie zapomnij, że bez promocji Twoja firma nie będzie istniała!
  • Pamiętaj o wykwalifikowanej kadrze i pogódź się z tym, że na początku będą zarabiać więcej od Ciebie!
  • Uzbrój się w cierpliwość!
  • I ostatnie! Nigdy nie trać wiary, że biznes się opłaci! Nawet w polskich warunkach!

Dodaj komentarz